Was ist ein virtueller Datenraum?

Grundlagenwissen zu Virtual Data Rooms (VDR)

Ein virtueller Datenraum wird auch als Online-Datenraum, digitaler Datenraum oder elektronischer Datenraum bezeichnet. Darunter versteht man eine Web-Plattform, über die sich Dokumente sicher und übersichtlich bereitstellen lassen. Autorisierte Benutzer können über den VDR von überall auf diese Daten zugreifen. Dabei lässt sich genau festlegen, ob ein Nutzer oder eine Nutzergruppe Dokumente nur einsehen oder auch bearbeiten, drucken oder herunterladen darf.

Virtuelle Datenräume haben sich unter anderem für den sicheren Datenaustausch bei Due-Diligence-Prüfungen bewährt, wie sie bei Unternehmensübernahmen und Fusionen (Mergers & Acquisitions, M&A) oder Immobilientransaktionen üblich sind. Dabei stellt das verkaufende Unternehmen den Kaufinteressenten alle relevanten Informationen – beispielsweise Bilanzen, Steuerunterlagen, rechtliche Dokumente oder Produkt-Roadmaps – zur Einsicht und Prüfung in einem VDR bereit. So können alle potenziellen Bieter diese Unterlagen gleichzeitig, jedoch voneinander unabhängig, effizient prüfen. Auch für Due-Diligence-Prüfungen im Rahmen der Kapitalbeschaffung oder von Börsengängen sind virtuelle Datenräume heute weit verbreitet.

Vereinfacht ein virtueller Datenraum die Zusammenarbeit?

Unternehmenstransaktionen und Finanzierungsprojekte sind komplexe Unterfangen, bei denen oft Tausende von Dokumenten gesichtet und geprüft werden müssen. Ein VDR kann diesen Due-Diligence-Prozess optimieren und beschleunigen. Denn Dateien lassen sich zentral und strukturiert ablegen und die beteiligten Parteien können komfortabel, zeit- und standortunabhängig auf alle Informationen zugreifen.

Über Aktivitätsprotokolle ist nachvollziehbar, welche Benutzer bereits welche Unterlagen gesichtet haben – was Rückschlüsse auf das Käuferinteresse zulässt. Einige Anbieter stellen auch Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit direkt im virtuellen Datenraum bereit, zum Beispiel Annotationen zu Dokumenten oder Video-Konferenzen.

Wie sicher sind die Daten in einem VDR?

Daten lassen sich auch über Cloudspeicher oder File-Sharing-Lösungen wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive teilen. Doch Vorsicht: Diese Cloud-Services erfüllen die Anforderungen an die IT-Sicherheit und den Datenschutz nicht vollständig! Virtuelle Datenräume wie netfiles Deal Room hingegen bieten ein Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz.

Führende Datenraum-Anbieter gewährleisten mit einer Reihe an Sicherheitsmaßnahmen, dass sämtliche Daten in ihren VDRs vor Verlust und unbefugtem Zugriff sicher sind. Dazu zählen beispielsweise Zugangskontrollen, Datenverschlüsselung, redundante Datenhaltung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Bei einigen VDRs lassen sich sensible Informationen zusätzlich schwärzen oder durch Wasserzeichen schützen.

Datenschutzexperten empfehlen Unternehmen einen Anbieter zu wählen, der seine Lösung ausschließlich in deutschen Rechenzentren hostet, wie dies beispielsweise netfiles tut. Denn damit wird eine wesentliche gesetzliche Anforderung gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllt.

Weiterführende Informationen

Virtuelle Datenräume werden von unterschiedlichen Anbietern als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten. Wir haben eine Auswahl deutscher und europäischer VDR-Anbieter für Sie zusammengestellt.

Eine Übersicht der grundlegenden Funktionalitäten eines virtuellen Datenraums erhalten Sie unter dem Menüpunkt „Funktionen“.